Die Arbeitswelt hat in den letzten Jahren eine weitreichende Transformation durchlebt. Beschleunigt durch die besonderen Anforderungen der Corona-Pandemie, die sich als echter Katalysator für Veränderung erwiesen hat, ist das Homeoffice mittlerweile in den meisten Unternehmen fest etabliert. Infolgedessen stehen viele Arbeitgeber mittlerweile vor der Herausforderung, eine ausgewogene Balance zwischen der mobilen Arbeit und der Arbeit im Büro zu finden. Neue Konzepte für das Büroarbeiten sind gefragt, um den veränderten Anforderungen gerecht zu werden und den Arbeitnehmern weiterhin ein attraktives Umfeld zum Arbeiten vor Ort bieten zu können. Ein Thema, das uns auch bei HPP stark beschäftigt: Wir begleiten aktuell Unternehmen bei ihrer Transformation hin zu einer neuen, hybriden Arbeitswelt.

Um diesen Veränderungsprozess erfolgreich zu gestalten, ist es entscheidend, das klassische Konzept des Büros als zentralen Arbeitsplatz zu hinterfragen und zu modernisieren. Die Vielfalt der Orte, an denen Arbeit heutzutage stattfindet, dehnt sich zunehmend aus. Diese Erweiterung des Arbeitsraums lässt auch private und berufliche Sphären ineinanderfließen, was wiederum eine Vielzahl an hybriden Strukturen hervorruft.

Unternehmen und Organisationen sind nun aufgefordert, ihre Räumlichkeiten so anzupassen, dass sie nicht nur funktional, sondern auch erlebbar und gemeinschaftsfördernd sind. Das sich verändernde Arbeitsumfeld ist dabei nicht nur ein einfacher Schaltvorgang in der Organisationsstruktur. Vielmehr ist damit ein tiefgreifender Transformationsprozess verbunden, der nicht nur eine technische Standardisierung sowie ansprechende Möbelangebote voraussetzt, sondern auch innovative Raumnutzungskonzepte und einheitliche Kollaborationstools einschließt.

Gestaltungsformen hybrider Arbeitsmodelle

Die Idee des Desksharing spielt in dieser Entwicklung eine Schlüsselrolle, da sie die Effizienz im Umgang mit Raum und Ressourcen adressiert und die Weichen für eine flexible, zukunftsorientierte Arbeitsgestaltung stellt. Durch die dynamische Zuweisung von Arbeitsplätzen, basierend auf den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter und den spezifischen Anforderungen ihrer Tätigkeiten, wird die Nutzung von Büroräumen revolutioniert. Diese Praxis fördert nicht nur den Austausch und die Vernetzung innerhalb der Belegschaft, sondern trägt auch zur Entstehung einer lebendigen und anpassungsfähigen Bürokultur bei.

Bei der Umsetzung des Desksharing bieten sich verschiedene Formen an, wobei an dieser Stelle auf zwei gängige Ansätze eingegangen werden soll: das selbstorganisierte Teilen von Büros und die Nutzung von Raumbuchungstools.

• Selbstorganisiertes Desksharing: In dieser Form des Desksharings teilen sich kleine Teams von zwei bis vier Personen ein Büro. Diese informelle Struktur beruht auf Absprachen zwischen den Teammitgliedern und erfordert eine natürliche Koordination. Bei spontanen Platzproblemen wird auf alternative Flächen zurückgegriffen, was situationsbedingte Anpassungen erfordert.
• Organisation mit Raumbuchungstools: In dieser Form des Desksharings können Mitarbeiter in Echtzeit transparent Arbeitsplätze reservieren. Es ermöglicht eine flexible Anpassung an individuelle Bedürfnisse, wodurch eine ausgewogene Balance zwischen Flexibilität und dem optimalen Einsatz von Büroressourcen erreicht wird.

Voraussetzungen hybrider Arbeitsmodelle

Eine tiefgreifende Veränderung im Arbeitsumfeld ist eine facettenreiche Aufgabe, die Einfluss auf alle Mitarbeiter und damit das gesamte Unternehmen haben. Eine erfolgreiche Transformation fußt dabei auf zwei zentralen Bausteinen:

• Technik & Organisation: Um effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten, sind entsprechende Technologien und Strukturen notwendig. Hierzu zählen beispielsweise die technische Ausstattung und Infrastruktur sowie de Entwicklung gemeinschaftlich geteilter Werte und Normen.
• Kultur: Hinzu kommt das Schaffen eines kollektiven Bewusstseins für die Vorteile und Möglichkeiten der neuen Arbeitswelt. Mitarbeiter müssen sich daran gewöhnen, kein eigenes Büro mehr zu haben und sich teamintern entsprechend organisieren – beispielsweise durch die Einführung klarer Regeln und gegenseitige Rücksichtnahme.

Vorteile hybrider Arbeitsmodelle

Sofern der Transformationsprozess erfolgreich verläuft und das Unternehmen gänzlich auf ein hybrides Arbeitsmodell umgestiegen ist, ergeben sich für die gesamte Belegschaft eine Vielzahl an Vorteilen:

• Mitarbeiterbindung: Hybrides Arbeiten ermöglicht es Unternehmen, sich effektiv als innovativer und mitarbeiterorientierter Arbeitgeber am Markt zu positionieren. Dies ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, um Talente zu gewinnen und langfristig an das eigene Unternehmen zu binden.
• Flexibilität: Hybrides Arbeiten ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitsweise flexibel an persönliche Bedürfnisse und Aufgaben anzupassen. Dies hat positive Auswirkungen auf ihre Produktivität, da sie je nach Situation den für sie optimalen Arbeitsort wählen können.
• Nachhaltigkeit: Hybrides Arbeiten ermöglicht es Unternehmen, den CO₂-Ausstoß zu vermindern, Ressourcen zu schonen und die Umweltbelastung insgesamt zu reduzieren. Dieser Vorteil ist gerade im Kontext der aktueller Nachhaltigkeitsdiskussionen nicht außer Acht zu lassen.
• Flächenbedarf: Hybrides Arbeiten ermöglicht es Unternehmen, dank optimierter Bürokonzepte Miet- und Betriebskosten zu senken. Durch weniger feste Arbeitsplätze und flexible Desk Sharing-Konzepte werden Büroräume effizienter genutzt und bewusst als Begegnungszonen konzipiert.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die Neugestaltung des Büros ein komplexer, aber unabdingbarer Prozess in Richtung einer zukunftsfähigen, effizienten und menschenzentrierten Arbeitswelt. Die erfolgreiche Umsetzung erfordert dabei nicht nur eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, sondern gleichzeitig auch eine behutsame Heranführung der Mitarbeiter an die neuen Strukturen. Hier kommen wir von HPP ins Spiel. Wir glauben fest daran, dass die Transformation hin zu einem hybriden Arbeitsmodell große Vorteile mit sich bringt, und können dank unserem Knowhow auch in der Zukunft Unternehmen dabei unterstützen, den neuen Anforderungen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden und den Veränderungsprozess erfolgreich zu gestalten.