Key Performance Indicators – kurz KPI – werden seit Jahrzenten branchenübergreifend in fast allen Unternehmen erhoben, berichtet und interpretiert. Aber warum heißt es Key Performance Indicator, also „Schlüssel-Leistungsindikator“ und sind wirklich alle dieser Messwerte Schlüssel- bzw. Leistungs-Indikatoren? Welche Herausforderungen gilt es bei der Einführung von zielführenden KPIs zu berücksichtigen?

KPI – Hintergrund & Definition

Da in Unternehmen unterschiedliche Personen arbeiten, existieren auch unterschiedliche Vorstellungen und ein unterschiedliches Verständnis für betriebliche Vorgänge und Prozesse. Daher bedarf es einer einheitlichen Terminologie zur Bestimmung von Zielen. Aus diesem Grund existieren KPI bzw. Schlüssel-Leistungs-Indikatoren. Dies sind messbare Werte, die den Erfolg oder Fortschritt einer Organisation, eines Projekts oder einer Kampagne in Bezug auf die gesetzten Ziele und Zielvorgaben beschreiben. Ein gängiges Beispiel hierfür sind Leistungs-Indikatoren, die den betriebswirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens messen. Dies erfolgt unter anderem durch das Betrachten der Umsatzwachstumsrate: ein Unternehmen, das sein Umsatzwachstum jährlich um 10% steigert, kann dies als finanziellen Erfolg betrachten. Neben den Indikatoren zur Messung des Unternehmenserfolges werden oftmals auch Leistungs-Indikatoren zur Messung von Projektfortschritten herangezogen. Ein typischer KPI ist der Projektfortschritt gegenüber dem Budget, bei welchem regelmäßig die tatsächlichen Kosten eines Projekts mit dem geplanten Budget verglichen werden. So kann frühzeitig erkannt werden, ob ein Projektvorhaben aus dem Budget läuft. Genannte KPI sind Standard-Leistungs-Indikatoren, die branchenübergreifend anwendbar sind und so auch in den meisten Unternehmen ihre Anwendung finden. Sie müssen nicht auf etwaige Besonderheiten branchenspezifischer Geschäftsprozesse angepasst werden.

Übergreifende KPI-Kategorien

Tatsächlich umfassen Key Performance Indicators in der Praxis aber nicht nur Schlüssel-Leistungs-Indikatoren, sondern lassen sich grundsätzlich in fünf übergreifende Kategorien einordnen. Während in den Kategorien 1 „Messung des Unternehmenszustandes“ und 2 „Messung des Fortschritts“ die KPI primär Schlüssel-Leistungen beschreiben, werden in den weiteren Kategorien auch Werte erhoben, deren Fokus nicht ausschließlich auf Kern- Leistungen fußt. In Kategorie 3 „KPI zur Ausführung von Optimierungen und Anpassungen“   werden KPI geführt, die es ermöglichen sollen, Defizite in relevanten Geschäftsprozessen zu detektieren, um diese zielführend modifizieren zu können. Kategorie 4 umfasst Messungen zur Identifikation von Mustern, die im Zeitverlauf erkennbar werden und somit die Ableitung sinnvoller Maßnahmen ermöglichen sollen. Kategorie 5 fokussiert auf Messwerte, die es ermöglichen, Chancen und Risiken zu erkennen, um entsprechende Maßnahmen frühzeitig ergreifen zu können.

KPI werden auf allen Unternehmensebenen erhoben bzw. berichtet. Neben den wesentlichen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen sollten Unternehmen sicherstellen, dass in ihrem Top-Management KPI-Dashboard ebenfalls Kennzahlen enthalten sind, die die Unternehmensziele und -visionen reflektieren. So sollte beispielsweise ein Unternehmen, welches zum Ziel hat, maximal nachhaltig zu produzieren und höchste Kundenzufriedenheit anzustreben, diese Ziele auch als Schlüssel-Leistungs-Indikatoren in seinem Management KPI-Dashboard führen.

KPI-Differenzierungen

Je weiter man in einzelne Unternehmensbereiche eintaucht, desto spezifischer werden auch die einzelnen KPI-Anforderungen. So werden sich KPI im Vertrieb, Marketing oder in der Datenschutzabteilung eines Unternehmens wesentlich voneinander unterscheiden. Darüber hinaus spielt die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, bei der Gestaltung der geschäftsbereichsbezogenen KPI eine wesentliche Rolle. So ist es z.B. für Datenschutzabteilungen entscheidend, Transparenz über alle Geschäftsprozesse mit einem aus datenschutzrechtlicher Sicht hohem Risiko zu erhalten und diese im Zeitverlauf kontinuierlich zu monitoren. Im branchenspezifischen Fall der Datenschutzabteilung eines Telekommunikationsanbieters bedeutet dies konkret, Geschäftsprozesse, in denen sogenannte Verkehrsdaten verarbeitet werden, zu identifizieren und nachhaltig zu monitoren. Denn Verkehrsdaten sind besonders sensible personenbezogene Daten, die es erlauben, Rückschluss auf die individuelle Nutzung des Internets, der Gesprächspartner am Telefon sowie bei E-Mails und SMS-Kurzmitteilungen auch Aufschluss auf die Inhalte der Kommunikation zu geben.

Herausforderungen bei der Entwicklung und Implementierung von KPI

Die Entwicklung zielführender und fachlich fokussierter KPI stellt Unternehmen häufig vor große Herausforderungen. Die folgenden Kern-Herausforderungen gilt es, grundsätzlich zu berücksichtigen:

1. Zielsetzung & Ausrichtung: Es ist entscheidend, dass die ausgewählten KPI eng mit den Zielen des Geschäftsbereichs verknüpft sind. Häufig fehlt es an einer klaren Ausrichtung, was dazu führen kann, dass KPI nicht die wesentlichen Aspekte messen.
2. Datenqualität und -verfügbarkeit: Die Verfügbarkeit von qualitativ hochwertigen und zuverlässigen Daten ist entscheidend für die Wirksamkeit von KPI. Die Beschaffung dieser Daten stellt aufgrund inkonsistenter Datenquellen, unvollständigen Datensätzen oder technischen Herausforderungen bei der Datenerfassung häufig Probleme dar.
3. Komplexität: Oftmals werden in Unternehmen eine Vielzahl von KPI implementiert, was zu einer Überlastung führen kann. Zu viele KPI lenken die Aufmerksamkeit von den wirklich wichtigen Indikatoren ab und beeinträchtigen die Effektivität hinsichtlich einer zielorientierten Leistungssteuerung.
4. Aussagefähigkeit: Häufig stellen die Interpretation von KPI und die Ableitung von Maßnahmen aus den Ergebnissen eine Herausforderung dar. Daher ist es wichtig, dass die KPI aussagekräftig sind und dass die Mitarbeiter und Führungskräfte über die Fähigkeit verfügen, auf Basis der KPI zielführende Maßnahmen abzuleiten.
5. Organisationskultur: Die Einführung von KPI erfordert häufig Veränderungen in der Organisationskultur und den Arbeitsabläufen. Mitarbeiter müssen gegebenenfalls neue bzw. zusätzliche Aufgaben übernehmen und ihre Arbeitsweise anpassen. Dies kann zu Widerständen führen.
6. Führungskultur: Die Unterstützung und das Engagement der Führungskräfte sind entscheidend für den Erfolg der KPI-Implementierung. Das gesamte Management muss die Bedeutung von KPI klar kommunizieren und Mitarbeiter dazu ermutigen, sich aktiv an der Nutzung und Interpretation von KPI zu beteiligen.

Neben den genannten Herausforderungen existiert operativ häufig die Problematik, dass Mitarbeiter, die mit der Entwicklung eines KPI-Dashboards für ihren Bereich beauftragt sind, zu tief in den Details stecken. So wird oftmals viel gemessen und erhoben, ohne dass die Ergebnisse eine sinnvolle Basis zur Ableitung von relevanten und zielführenden Maßnahmen bilden.

HPP hat branchenübergreifend auf Top-Management- und Fachbereichsebene KPI und vollumfängliche KPI-Dashboards entwickelt und implementiert. Wir verfügen aufgrund unserer Erfahrungen und einer mehr als 25-jährigen Marktpräsenz über die notwendige Business- und Methoden-Kompetenz, um auf jeder Ebene im Unternehmen zielorientierte KPI zu entwickeln und zu implementieren.

Key Performance Indicators vs. Objectives and Key Results

In der vorliegenden Consulting News finden Sie einen Artikel zu KPIs (Key Performance Indicators) und einen zu OKR (Objectives and Key Results). Steht das in einem Widerspruch? Ganz klar: nein!